Renovasjon i Grenland IKS personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for Renovasjon i Grenland IKS (org. nr. 913 482 778) og forteller om hvordan Renovasjon i Grenland IKS samler inn og bruker personopplysninger.

Personvernerklæringen bygger på lov 15. juni 2018 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) samt EUs personvernforordning GDPR (General Data Protection Regulation), som er gjort til norsk lov gjennom personopplysningsloven.

 

1.Personvern

Daglig leder er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt [i]  og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger[ii] .

Renovasjon i Grenland har ansvar for å sørge for at personopplysningene er tilstrekkelig sikret.  Vi har systemer og rutiner som sørger for at kun de som har et tjenstlig behov får tilgang til opplysningene. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Alle ansatte i Renovasjon i Grenland har taushetsplikt og plikt til å hindre at andre får tilgang til personlig informasjon om abonnentene som mottar tjenestene våre. Denne personvernerklæringen skal gi informasjon til innbyggerne og andre brukere av Renovasjon i Grenlands tjenester, og bidra til trygghet og tillit i forhold til at personopplysningene blir ivaretatt på en korrekt og forsvarlig måte.

 

2.Hvor henter vi opplysninger fra

Eiendomsregisteret

Renovasjon i Grenland innhenter opplysninger om eier av eiendom fra eiendomsregisteret (matrikkelen).

Folkeregisteret

Renovasjon i Grenland innhenter kundenes personnummer fra folkeregisteret.

Fra deg

Som kunde kan du ta kontakt med Renovasjon i Grenland på telefon, e-post og sosiale medier. Renovasjon i Grenland behandler disse opplysningene i den grad det er nødvendig.

 

3.Informasjonssikkerhet

Renovasjon i Grenland har ansvar for å sørge for at dine personopplysninger er tilstrekkelig sikret. Det er kun de ansatte som er ansvarlig for å utføre tjenesten som skal ha tilgang til opplysningene. Opplysningene skal ikke endres eller slettes av andre enn dem som er autorisert til å gjøre dette. Personopplysninger skal være sikret slik at de kun er tilgjengelig når det er nødvendig for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi vurderer våre rutiner jevnlig slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke er fulgt, følges dette opp.

I den grad det er nødvendig for å utføre renovasjonstjenestene benytter vi underleverandører. Dersom disse skal få tilgang til personopplysninger vil informasjonssikkerheten og personvernet bli ivaretatt gjennom databehandleravtaler. Alle behandling av personopplysninger også hos underleverandører skjer innenfor EU/EØS. Der dette fravikes vil tilsvarende sikkerhetsnivå sikres gjennom databehandleravtalene.

 

4.Hva vi bruker personopplysninger til – formål

Kunderegistrering og fakturering

Renovasjon i Grenland er ansvarlig for innsamling av husholdningsavfall for kommunene Siljan, Skien, Porsgrunn og Bamble.

Renovasjon i Grenland er ansvarlig for datagrunnlaget til renovasjonsgebyret. For å sikre at riktig eier av eiendom får renovasjonsgebyret henter Renovasjon i Grenland opplysninger om eier og eiendommen fra eiendomsregisteret.

Tømmedata (tidspunkt for tømming av beholder, vekt på avfall og GPS posisjon av renovasjonsbil ved tømming) vil fra 01.09.2022 samles inn for å sikre at abonnenten får renovasjonstjenesten og betaler riktig renovasjonsgebyr i henhold til gjeldende renovasjonsgebyr.

Statistikk og analyse

Opplysninger om registrerte tømminger knyttet til eiendom brukes også til statistikk. Opplysningene kan også brukes til interne analyser og ruteplanlegging. Statistikken vil i tilfelle ikke bli knyttet til individnivå og vil bli anonymisert og behandlet uavhengig av de innsamlede personopplysningene.  

 

5.Behandlingsgrunnlag

Lovgrunnlag

Renovasjon i Grenland har lov til å innhente personopplysninger fra abonnenter for å utøve offentlig myndighet hjemlet i forurensningsloven § 30, samt i de kommunale renovasjonsforskriftene som gjelder for våre eierkommuner. 

Samtykke

Renovasjon i Grenland har lov til å behandle personopplysninger fra den som samtykker til behandlingen. Samtykket kan gjelde ett eller flere spesifikke formål.

Oppfylle avtale

Renovasjon i Grenland har lov til å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å oppfylle avtale den registrerte part er en del av.

Renovasjon i Grenland kan også innhente personopplysninger i forbindelse med å oppfylle andre avtaler.

Renovasjon i Grenland samler inn opplysninger om eier av eiendom for å utføre renovasjonstjenester.

Utføre oppgave av allmenn interesse

Renovasjon i Grenland har lov til å behandle personopplysninger som er nødvendige for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve en offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.

Renovasjon i Grenland samler inn opplysninger om eier av eiendom for å danne fakturagrunnlag for renovasjonsgebyret.

 

6.Behandling av personopplysninger på www.rig.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Renovasjon i Grenlands behandling av personopplysninger på www.rig.no med mindre annet er oppgitt under.

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev, bestille tjenester osv. Hvis man velger å ikke oppgi personopplysningene, kan vi være forhindret fra å gi dem tilgang til produktet eller tjenesten.

Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere i Norge. Aplia AS er Renovasjon i Grenlands databehandler, og leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet og Renovasjon i Grenlands skjemaløsning. Aplia benytter Webhuset AS som underleverandør.

 

7.Elektroniske skjemaer og digitale tjenester

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som www.rig.no. RiG bruker informasjonskapsler for å analysere det generelle brukermønsteret. Formålet er blant annet å videreutvikle rig.no og selskapets øvrige tjenester for å gi best mulig veiledning og brukervennlighet. Ved å godta bruk av informasjonskapsler samtykkes det til at RiG kan sammenstille informasjon om bruk av virksomhetens tjenester med data fra andre kilder for ovennevnte formål. Ingen personlig eller identifiserende informasjon blir lagret og vi kan ikke identifisere enkeltbrukere.

 

I forhold til den norske Ekom-loven er samtykke gitt så lenge innstilinger i nettleseren er satt til å godta informasjonskapsler og det finnes informasjon om bruk av disse på nettsiden. Du kan hindre at informasjonskapsler lagres ved å endre innstillingene i nettleseren. På nettvett.no får du hjelp til å administrere informasjonskapsler. 

Nettsted

Renovasjon i Grenland IKS benytter HTTPS for å sikre våre nettløsninger mot hacking. HTTPS gjør at kommunikasjonen skjer sikkert mellom nettleseren i din datamaskin/mobile enhet og serveren som driver nettstedet.

Skjemaer og epost
Henvendelser du sender direkte via e-post til oss, eller ved å benytte deg av våre digitale skjema, sendes ikke kryptert. Vi oppfordrer deg derfor om ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger. Informasjonen som du legger inn, som navn, e-postadresse og liknende, blir kun benyttet til saksbehandling av den aktuelle henvendelsen. Når du sender inn et skjema blir kontaktinformasjonen, sammen med innholdet i skjemaet, lagret i saksbehandlingssystemet Komtek og/eller arkivsystemet P360. 

Kontaktinformasjonen og innholdet i skjemaet blir også midlertidig lagret på vår webserver. Dette gjør vi for å kunne feilsøke dersom skjemaet av en eller annen grunn ikke når frem til oss. Skjemadata blir slettet fra webserveren regelmessig.

Appen Min Renovasjon:
I appen kan du legge inn adressen din, slik at du kan se dine hentedager og bli varslet om når avfallet hentes. Adressen din lagres i en database hos Norkart, og brukes ikke til noe annet enn varsling om hentedager.

Google Analytics:
Vi samler inn statistikk om hvordan nettsiden vår blir brukt, slik at vi vet hvilke sider vi skal vie mest oppmerksomhet, og hvilke som skal endres eller slettes.
Google Analytics bruker cookies som starter med _ga. Ved å benytte våre nettsider samtykker du i at vi kan benytte cookies/informasjonskapsler for å registrere bruks-statistikk.

 

8.Saksbehandling og arkiv

Renovasjon i Grenland bruker Public360 arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring elektronisk lagring av dokumenter. Public360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto som følger offentlige standarder (NOARK).

Renovasjon i Grenland benytter Skien kommune som databehandler for Public360. Der er arkivleder delegert det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Respektive avdelingsledere hos Renovasjon i Grenland og arkivmedarbeidere i Skien kommune følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

Renovasjon i Grenland behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter bl.a. forurensningsloven, personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger[A1] . Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Renovasjon i Grenland i noen tilfeller opplysninger fra andre kommuner på eget initiativ etter lovhjemmel[iii].

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

Selskapet IKA Kongsberg oppbevarer Skien kommunes og herunder Renovasjon i Grenlands historiske arkiv. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale og IKA Kongsberg utleverer ikke opplysninger til tredjeparter.

Renovasjon i Grenland er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er systematisk og fortløpende registrering av inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles Offentlig Journal. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig.

I sentrale forskrifter[iv] er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Det finnes ingen bestemmelser som sier hvor lenge den offentlige journalen skal være tilgjengelig. Databehandler Skien kommune vil imidlertid slette elektronisk postjournal etter 1 år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via Offentlig Journal blir oppbevart (arkivert). Alle innsynskrav fra Offentlig Journal registreres og kvitteres ut i eget skjema. Skjemaet blir journalført ved årets slutt, og vi vil normalt gi innsyn i dette om vi får en slik forespørsel.

 

9.E-post og telefon

Renovasjon i Grenland benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Ledere i avdelingene der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Renovasjon i Grenlands medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår Telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå.

Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

 

10.Opplysninger om ansatte

Renovasjon i Grenland behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar[v]. Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Stillingssøknader blir journalført i Renovasjon i Grenlands postjournal dersom det ikke benyttes eksternt rekrutteringsbyrå. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares. Det er arkivleder som er ansvarlig for dette. Journalopplysninger slettes ikke, men er skjermet i offentlig elektronisk postjournal (dvs. personnavn/navn på søker fremkommer ikke).

Unntak:

•             Alle stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå bevares.

•             Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen begrenset til tjenstlig behov.

 

11.Logging i Renovasjon i Grenlands fagsystem

Renovasjon i Grenland har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystem, og den enkelte avdelingsleder har fått delegert ansvaret for fagsystem innenfor sitt område. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre system[vi].

 

12.Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Renovasjon i Grenlands behandling av personopplysninger.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Datatilsynet praktiserer meroffentlighet, det vil si at tilsynet så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Datatilsynet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Bokføringsloven stiller krav om oppbevaring av regnskapsbilag i inntil 5 år.

 

13.Offentlighetsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers dokumenter er offentlig tilgjengelig. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, skal kunne gjøre seg kjent med innholdet i Renovasjon i Grenlands dokumenter.

Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig, enten henvendelsen kommer per post eller som e-post. Også henvendelser via SMS eller chat kan i enkelte tilfeller bli vurdert som arkivverdige og dermed bli en del av kommunens dokumenter.

Dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger skal helt eller delvis unntas fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet. Ved unntak skal det opplyses om hvilken lovhjemmel som er benyttet.

 

14.Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet[vii].

Renovasjon i Grenland har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i ett av Renovasjon i Grenland sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Renovasjon i Grenland ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Ved gjentatte/urettmessige krav om innsyn kan det påløpe et gebyr før kravet behandles og i noen tilfeller kan kravet avvises.

 

15.Klageadgang

Dersom du har opplevd noe du mener er et brudd på regelverket, kan du kontakte Datatilsynet ved å sende en skriftlig klage til postadresse: Datatilsynet, Postboks 8177, 0034 Oslo.

Datatilsynet vil så vurdere om saken skal følges videre.

Før du klager til Datatilsynet, vil det i mange tilfeller være lurt at du først retter spørsmål til den myndigheten, virksomheten eller organisasjonen som du mener har brutt personopplysningsloven. Dersom virksomhetens forklaring kommer frem i en eventuell klage til oss i etterkant, vil det kunne bidra til en raskere og mer effektiv saksbehandling. Ta kontakt med virksomhetens personvernombud for bistand.

 

16.Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig i Renovasjon i Grenland

Navn: Anne Berit Steinseth

E-post: anne.berit.steinseth@rig.no

Telefon: 35 10 10 16 / 41 54 15 04

 

Personvernombud for Renovasjon i Grenland

Navn: Grim Eide

E-post: pvo@skien.kommune.no

Telefon: 47713095

 

[i] personopplysningsloven § 19

[ii] personopplysningsloven § 18 1. ledd

[iii] forvaltningsloven § 17

[iv] offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd

[v] personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f)

[vi] personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f)

[vii] personopplysningslovens § 18, 1. ledd