Denne personvernerklæringen gjelder for Renovasjon i Grenland IKS (org. nr. 913 482 778) og forteller om hvordan Renovasjon i Grenland IKS samler inn og bruker personopplysninger.

Personvern og informasjonssikkerhet

Renovasjon i Grenland har ansvar for å sørge for at personopplysningene er tilstrekkelig sikret.  Vi har systemer og rutiner som sørger for at kun de som har et tjenstlig behov får tilgang til opplysningene. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Alle ansatte i Renovasjon i Grenland har taushetsplikt og plikt til å hindre at andre får tilgang til personlig informasjon om abonnentene som mottar tjenestene våre. Denne personvernerklæringen skal gi informasjon til innbyggerne og andre brukere av Renovasjon i Grenlands tjenester, og bidra til trygghet og tillit i forhold til at personopplysningene blir ivaretatt på en korrekt og forsvarlig måte.

I den grad det er nødvendig for å utføre renovasjonstjenestene benytter vi underleverandører. Dersom disse skal få tilgang til personopplysninger vil informasjonssikkerheten og personvernet bli ivaretatt gjennom databehandleravtaler. Alle behandling av personopplysninger også hos underleverandører skjer innenfor EU/EØS. Der dette fravikes vil tilsvarende sikkerhetsnivå sikres gjennom databehandleravtalene.

Hvor henter vi opplysninger fra

Eiendomsregisteret:
Renovasjon i Grenland innhenter opplysninger om eiendom fra eiendomsregisteret (matrikkelen).

Folkeregisteret:
Renovasjon i Grenland innhenter opplysninger fra folkeregisteret.

Fra deg:
Som kunde kan du ta kontakt med Renovasjon i Grenland på telefon, e-post og sosiale medier eller benytte tjenester på våre nettsider eller apper. Renovasjon i Grenland behandler disse opplysningene i den grad det er nødvendig.

Hva vi bruker personopplysninger til – formål

Kunderegistrering, fakturering og tjenesteyting.
Renovasjon i Grenland er ansvarlig for innsamling, mottak og behandling av husholdningsavfall for kommunene Siljan, Skien, Porsgrunn og Bamble.

Renovasjon i Grenland er ansvarlig for datagrunnlaget til renovasjonsgebyret. For å sikre at riktig eier av eiendom får renovasjonsgebyret henter Renovasjon i Grenland opplysninger om eier og eiendommen fra eiendomsregisteret.

Tømmedata (tidspunkt for tømming av beholder, vekt på avfall og GPS posisjon av renovasjonsbil ved tømming) vil fra 01.09.2022 samles inn for å sikre at abonnenten får renovasjonstjenesten og betaler riktig renovasjonsgebyr i henhold til gjeldende renovasjonsgebyr.

Statistikk og analyse
Opplysninger om registrerte tømminger knyttet til eiendom brukes også til statistikk. Opplysningene kan også brukes til interne analyser og ruteplanlegging. Statistikken vil i tilfelle ikke bli knyttet til individnivå og vil bli anonymisert og behandlet uavhengig av de innsamlede personopplysningene.

Behandlingsgrunnlag

Lovgrunnlag
Renovasjon i Grenland har lov til å innhente personopplysninger fra abonnenter for å utøve offentlig myndighet hjemlet i forurensningsloven § 30, samt i de kommunale renovasjonsforskriftene som gjelder for våre eierkommuner.

Samtykke
Renovasjon i Grenland har lov til å behandle personopplysninger fra den som samtykker til behandlingen. Samtykket kan gjelde ett eller flere spesifikke formål.

Oppfylle avtale
Renovasjon i Grenland har lov til å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å oppfylle avtale den registrerte part er en del av.

Renovasjon i Grenland kan også innhente personopplysninger i forbindelse med å oppfylle andre avtaler.

Renovasjon i Grenland samler inn opplysninger om eier av eiendom for å utføre renovasjonstjenester.

Utføre oppgave av allmenn interesse
Renovasjon i Grenland har lov til å behandle personopplysninger som er nødvendige for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve en offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.

Renovasjon i Grenland samler inn opplysninger om eier av eiendom for å danne fakturagrunnlag for renovasjonsgebyret.

Tjenester og kontaktpunkt

Informasjonskapsler (cookies):
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som www.rig.no. RiG bruker informasjonskapsler for at nettstedet skal fungere, samt statistikk og analyse. Les mer i vår cookieerklæring.

Nettsted:
Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev, bestille tjenester etc. osv. Hvis man velger å ikke oppgi personopplysningene, kan vi være forhindret fra å gi dem tilgang til produktet eller tjenesten.

Skjemaer:
Henvendelser du sender ved å benytte deg av våre digitale skjema, sendes ikke kryptert. Vi oppfordrer deg derfor om ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger. Informasjonen som du legger inn, som navn, e-postadresse og liknende, blir kun benyttet til saksbehandling av den aktuelle henvendelsen. Når du sender inn et skjema blir kontaktinformasjonen, sammen med innholdet i skjemaet, lagret i saksbehandlingssystemet Komtek og/eller arkivsystemet websak.

Kontaktinformasjonen og innholdet i skjemaet blir også midlertidig lagret på vår webserver. Skjemadata blir slettet fra webserveren regelmessig.​

Appen Min Renovasjon:
I appen kan du legge inn adressen din, slik at du kan se dine hentedager og bli varslet om når avfallet hentes. Adressen din lagres i en database hos Norkart, og brukes ikke til noe annet enn varsling om hentedager.​

Google Analytics:
Vi samler inn statistikk om hvordan nettsiden vår blir brukt, slik at vi vet hvilke sider vi skal vie mest oppmerksomhet, og hvilke som skal endres eller slettes. Ved å benytte våre nettsider samtykker du i at vi kan benytte cookies/informasjonskapsler for å registrere bruks-statistikk.

Appen miljøID:

Ved bruk av miljøID-appen lagres navn, personnummer (kryptert), adresse, telefonnummer og e-postadresse. Denne informasjonen behøves for at vi skal kunne vite hvem du er og knytte dine leveranser til din eiendom. Se særskilt erklæring her.

Telefon og e-post:

Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå.

Saksbehandling og arkiv

Renovasjon i Grenland bruker Komtek og ACOS Websak arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring elektronisk lagring av dokumenter. Renovasjon i Grenland benytter Skien kommune som databehandler.

Renovasjon i Grenland behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter bl.a. forurensningsloven, personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysningen . Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Renovasjon i Grenland i noen tilfeller opplysninger fra andre kommuner på eget initiativ etter lovhjemmel.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Renovasjon i Grenlands behandling av personopplysninger.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Datatilsynet praktiserer meroffentlighet, det vil si at tilsynet så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Datatilsynet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Bokføringsloven stiller krav om oppbevaring av regnskapsbilag i inntil 5 år.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet.

Renovasjon i Grenland har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i ett av Renovasjon i Grenland sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Renovasjon i Grenland ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Ved gjentatte/urettmessige krav om innsyn kan det påløpe et gebyr før kravet behandles og i noen tilfeller kan kravet avvises.

Klageadgang

Dersom du har opplevd noe du mener er et brudd på regelverket, kan du kontakte Datatilsynet ved å sende en skriftlig klage til postadresse: Datatilsynet, Postboks 8177, 0034 Oslo.

Datatilsynet vil så vurdere om saken skal følges videre.

Før du klager til Datatilsynet, vil det i mange tilfeller være lurt at du først retter spørsmål til den myndigheten, virksomheten eller organisasjonen som du mener har brutt personopplysningsloven. Dersom virksomhetens forklaring kommer frem i en eventuell klage til oss i etterkant, vil det kunne bidra til en raskere og mer effektiv saksbehandling. Ta kontakt med virksomhetens personvernombud for bistand.

Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig i Renovasjon i Grenland
Navn: Anne Berit Steinseth
E-post: anne.berit.steinseth@rig.no

Personvernombud for Renovasjon i Grenland
Navn: Grim Eide
E-post: pvo@skien.kommune.no

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.